Voucher Types in TallyPrime in Hindi - Bhupati Classes

 

Voucher Types in TallyPrime

Voucher Types in TallyPrime in Hindi पोस्ट में हम देखेंगे कि TallyPrime में Pre-defined voucher types कौनसे हैं। Pre-defined voucher typesमें कुछ changes करने हैं तो कैसे करते हैं। Pre-defined voucher types के अलावा हमें कोई और voucher type की जरुरत है तो कैसे create करते हैं। Voucher Numbering Method कौनसे हैं और उनको कैसे use करते हैं, यह भी इस पोस्ट में देखेंगे।

इससे पहले वाली पोस्ट में हमने देखा कि Source Documents क्या हैं और टैली प्राइम में इनका क्या उपयोग है। Source Documents के बारे में जानने के लिये Types of Souce Documents in Accounting पोस्ट देखें। इस पोस्ट को देखने के लिये नीचे दिये गये लिंक पर क्लिक करें।

• Types of Source Documents in Accounting

TallyPrime में accounting, inventory, payroll और orders के लिए 24 pre-defined voucher types होते हैं। अपनी आवश्यकता के अनुसार हम pre-defined voucher types के under दूसरे voucher create कर सकते हैं।

Pre-defined voucher types -

TallyPrime में 24 pre-defined voucher types होते हैं। जोकि इस प्रकार हैं -

1. Attendance
2. Contra
3. Credit Note
4. Debit Note
5. Delivery Note
6. Job work in order
7. Job work out order
8. Journal
9. Material in
10. Material out
11. Memorandum
12. Payment
13. Payroll
14. Physical stock
15. Purchase
16. Purchase order
17. Receipt
18. Receipt Note
19. Rejections in
20. Rejections out
21. Reversing journal
22. Sales
23. Sales order
24. Stock journal

View pre-defined voucher types-

TallyPrime में Pre-defined Voucher Types को view करने के लिए नीचे दिए steps को follow करें-

Gateway of Tally > Chart of Accounts select करके enter करें > Voucher Types select करके enter करें।

List of voucher types show होगी।

Go To की सहायता से भी TallyPrime में Pre-defined voucher types की list देख सकते हैं। इसके लिए steps को follow करें -

Go To पर क्लिक करें या shortcut key Alt+G press करें > Chart of Accounts select करके enter करें > Voucher Types select करके enter करें। List of Voucher Types show होगी।

Activate / deactivate Voucher Types -

TallyPrime में किसी भी voucher types को activate और  deactivate कर सकते हैं।

Activate voucher types -

TallyPrime में हम किसी भी voucher को Activate कर सकते हैं। Voucher types को activate करने के लिए alter option का use किया जाता है। Voucher types को activate करने के लिए नीचे दिए गए steps को follow करें-

Gateway of tally > Alter option को सेलेक्ट करके एंटर करेंगे > voucher type सेलेक्ट करके एंटर करें > list of voucher types show होगी > जिस voucher type को Activate करना है उसको सेलेक्ट करके एंटर करें > voucher type alteration window open होगी > Activate this voucher type option में YES करेंगे > Ctrl+A से save करेंगे।

इसको समझने के लिये एक example लेते हैं। Rejections in voucher को Activate करना है। इसके लिये पहले यह देखते हैं कि Rejections in voucher TallyPrime में Activate है या नहीं। इसके लिये -

Gateway of tally में vouchers पर enter करेंगे। Accounting voucher creation window open होगी। अब receipt के पास जो arrow है वह क्लिक करेंगे। क्लिक करने पर तीन voucher टाइप्स show होंगे। 1. Receipt 2. Credit note 3. Rejections in.

Receipt और Credit note voucher types bold में हैं। इसका मतलब है कि दोनों Activate हैं। Rejections in voucher type bold नहीं है। इसका मतलब यह Activate नहीं है। Rejections in voucher type को Activate करने के लिये steps -

Gateway of tally > Alter > voucher type > rejections in (enter करेंगे)

Voucher type alteration window open होगी।

Name में automatic rejections in आयेगा।

Activate this voucher type में NO है यहाँ हमें YES करना है। YES करने के बाद एंटर करते हुए या Ctrl+A shortcut key से सेव करेंगे।

Rejections in voucher type Activate हुआ कि नहीं यह देखने के लिये - Gateway of tally में vouchers पर एंटर करेंगे। Accounting voucher creation window open होगी। अब receipt के पास जो arrow है वहां क्लिक करेंगे। हम देखेंगे कि 1. Receipt 2. Credit note 3. Rejections in तीनो voucher types bold हैं। इसका मतलब है कि Rejections in voucher type अब Activate हो गया है।

Deactivate voucher type-

TallyPrime में हम किसी भी Voucher Type को Deactivate कर सकते हैं। Deactivate करने के लिए Alter option का use किया जाता है।

Deactivate voucher types steps-

Gateway of tally > Alter > Voucher Type > जिस voucher type को deactivate करना है उसको select करके enter करेंगे।

Voucher alteration window open होगी। यहाँ Activate this voucher type option में NO करने के बाद enter करते हुए या Ctrl+A shortcut key से save करेंगे।

इस तरह से टैली प्राइम में किसी भी voucher types को Activate या deactivate कर सकते हैं।

Create Voucher Type -

TallyPrime में Pre-defined voucher types के अलावा बिज़नेस में जरुरत के अनुसार voucher create कर सकते हैं।

Create Voucher Types Steps -

Gateway of tally > Alter option select करके enter करेंगे > voucher type > create option select करके enter करेंगे।

Voucher type creation window open होगी। जो voucher create करना है उसकी डिटेल fill करके enter करते हुए या Ctrl+A shortcut key से सेव करेंगे।

Voucher type create करने के लिये नीचे दिये steps भी follow कर सकते हैं -

• Gateway of tally > create > voucher type select करके enter करेंगे। Voucher type creation window open होगी।
• Alt+G (Go To) > Create Master > Voucher Type select करके enter करेंगे। Voucher type creation window open होगी।

Alter pre-defined voucher type -

TallyPrime में pre-defined voucher types में कुछ changes करने हैं तो Alter option का use करते हैं। उसके लिये -

Gateway of tally > Alter option select करके enter करेंगे > voucher type > list of voucher types show होगी। जिस voucher में changes करने हैं उस voucher को सेलेक्ट करके enter करेंगे। Voucher type alteration window open होगी। Changes करने के बाद Ctrl+A shortcut key से save करेंगे।

Voucher numbering methods -

Tallyprime में voucher numbering के अलग अलग methods होते हैं जो इस प्रकार हैं -

• Automatic
• Automatic (Manual Override)
• Manual
• Multi-User Auto
• None

• Automatic -

Voucher numbering method में automatic method choose करने पर वाउचर नंबर अपने आप आएंगे। Automatic method में वाउचर नंबर किस नंबर से start हो यह advance setting में जाकर कर सकते हैं। Advance setting में Automatic voucher numbering का period भी set कर सकते हैं।

Automatic voucher numbering method को set करने के steps -

Gateway of tally > Alter > voucher type > list of voucher types में voucher type select करके enter करेंगे > method of voucher numbering option select करके enter करेंगे तो options show होंगे। 

यहाँ Automatic select करके enter करेंगे।

Use advance configuration - YES करने के बाद enter करेंगे तो window open होगी।

Starting number - जिस नंबर से बिलिंग start करनी है वह नंबर यहाँ लिखेंगे।

Applicable from - जिस date से नंबर applicable करना है वह date यहाँ fill करेंगे।

Particular - यहाँ period के options हैं। जितने period तक हमें नंबर set करना है वह period select करके enter करेंगे।

enter करते हुए या Ctrl+A shortcut key से save करेंगे।

Automatic voucher numbering method choose करने के बाद जब भी वाउचर एंट्री करेंगे तो नंबर automatic आएंगे।

• Automatic (Manual Override) -

Voucher numbering method में Automatic (Manual Override) method choose करने पर voucher number automatic आयेंगे लेकिन जरुरत होने पर automatic number को override कर सकते हैं। जैसे किसी वाउचर का नंबर 11 automatic method से आ रहा है तो इस 11 नंबर को manual 21 या किसी और नंबर में बदल सकते हैं।

Voucher number को अगर manual override के रूप में 21 कर दिया है तो अगले वाउचर का नंबर automatic 22 आयेगा।

Voucher number में डुप्लीकेट वाउचर नंबर से बचने के लिये prevent duplicated option को YES करना होगा।

इस option को तभी enable कर सकते हैं जब इस वाउचर में कोई transaction record नहीं किया हो।

• Manual -

Voucher numbering method में manual choose करने पर वाउचर नंबर manual enter करने होते हैं।

Manual voucher numbering method में कोई भी नंबर वाउचर में enter कर सकते हैं। इस method में प्रत्येक वाउचर में नंबर manual enter करना होता है।

• Multi-User Auto -

Voucher numbering method में multi-user auto method तब use किया जाता है जब कंपनी के डाटा को रिकॉर्ड करने के लिये कई लोग होते हैं।

एक कंपनी में अगर purchase या किसी और वाउचर को रिकॉर्ड करने के लिए एक से ज्यादा लोग होते हैं तो multi-user auto method का use करते हैं। जैसे एक कंपनी में A B और C तीनो purchase वाउचर में एंट्री कर रहे हैं और वाउचर नंबर 1 चल रहा है तो जिसने पहले एंट्री save की उसका वाउचर नंबर तो 1 आ जायेगा लेकिन दूसरे दोनों को msg show होगा कि  voucher number 1 already used.

इन सब से बचने के लिये multi-user auto method का use करते हैं। इस method को choose करने के बाद सभी एंट्री करने वालो को voucher number 1<auto> show होगा।

Entry करते समय narration में voucher number 1<auto> लिखने के बाद entry को save  करना होगा।

ऐसा करने से जिसने पहले entry की उसकी entry save हो जायेगी और मैसेज show होगा -

जब दूसरा कोई purchase में entry करेगा तो 1<auto> अगले वाउचर नंबर में change हो जायेगा।

Voucher number में डुप्लीकेट वाउचर नंबर से बचने के लिये prevent duplicated option को YES करना होगा।

इस option को तभी enable कर सकते हैं जब इस वाउचर में कोई transaction record नहीं किया हो।

• None -

Voucher numbering method में none method choose तब किया जाता है जब कोई voucher number नहीं देना हो।

Voucher Types in TallyPrime in Hindi पोस्ट में हमने देखा कि टैली प्राइम में pre-defined voucher types कौनसे हैं। Pre-defined voucher में कुछ changes करने हैं तो कैसे करते हैं। अगर हमें pre-defined voucher types के अलावा कोई और voucher type की जरुरत है तो कैसे create करते हैं। Voucher Types in TallyPrime in Hindi पोस्ट में हमने voucher numbering methods को detail में सीखा।

यह पोस्ट भी देखें -

• Ledger Creation in TallyPrime in Hindi
• How to Alter, Display and Delete Ledger in TallyPrime