Types of Source Documents in Accounting
Types of Source Documents in Accounting पोस्ट में Source Documents क्या हैं और टेली प्राइम में इनका क्या उपयोग है बताया है।
इससे पहले वाली पोस्ट में टैली प्राइम में कंपनी और लेजर बनाना बताया गया है।
टैली प्राइम में कंपनी और लेजर कैसे बनाए जाते हैं यह देखने के लिए नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करें।
टैली में कंपनी और लेज़र बनाने के बाद ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड करने होते हैं। टैली में ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड करने के लिए पहले ट्रांजैक्शन पहचानना होता है। पहचानने के बाद रिकॉर्ड किया जाता है।ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड करने के लिए यह सिद्ध करना होता है कि ट्रांज़ैक्शन हुआ है। इसके लिए कुछ प्रमाण की जरूरत होती है।
ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड करने के लिए जो प्रमाण होते हैं वह प्रमाण हीSource Documents कहलाते हैं।
बिज़नेस में ट्रांज़ैक्शन के सबूत के रूप में Source Documents की जरूरत होती है। Source Documents के आधार पर ही टैली में ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किया जाता है।
डॉक्यूमेंट में ट्रांज़ैक्शन से संबंधित जो डिटेल्स होती हैं वह इस प्रकार हैं -
- लेनदेन (ट्रांज़ैक्शन)की Date
- पार्टी नेम
- माल की डिटेल
- अमाउंट की डिटेल
लेखांकन में उपयोग किए जाने वाले कुछ महत्वपूर्ण प्रकार के दस्तावेज इस प्रकार हैं -
- Bill / Invoice - बिल बिक्री या खरीद से संबंधित क्रेडिट लेनदेन को रिकॉर्ड करता है।यह तब तैयार किया जाता है जब कोई फर्म क्रेडिट पर सामान खरीदती या बेचती है। इसमें पार्टी का नाम,एड्रेस,माल की डिटेल (जैसे मात्रा और रेट),अमाउंट और पेमेंट कंडीशन लिखी होती है।
बिल बिक्री या खरीद का सबूत होता है इसके आधार पर टैली में ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किया जाता है।
- Cash Memo / Cash Invoice - Cash Memo एक Source Document है। जिसमें नकद बिक्री या खरीद से संबंधित सभी लेनदेन दर्ज किए जाते हैं। जब बिज़नेस में कैश में purchase या sale की जाती है तो व्यापारी कैश मेमो देता है। जिसमें खरीद या बिक्री से संबंधित लेनदेन का सभी विवरण होता है। इसमें कई बार पार्टी का नाम और एड्रेस होता है और कई बार नाम के स्थान पर सिर्फ कैश लिखा होता है, साथ ही जो माल बेचा या खरीदा जाता है उसकी पूरी डिटेल और उसका अमाउंट इत्यादि लिखा होता है।
नकद बिक्री और नकद खरीद की रिकॉर्डिंग के लिए Cash Memo Source Document के रूप में काम करता है। Cash Memo के आधार पर ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किया जाता है।
- Receipt - Receipt business में किसी भी लेनदेन के लिए भुगतान करने का एक प्रमाण है। यह Source Document किसी भी व्यावसायिक लेन-देन के लिए पार्टी को नकद देने के प्रमाण दिखाने के लिए तैयार किया जाता है। जो नकद प्राप्त करता है वह Receipt देता है।
भुगतान प्राप्त करने वाला एक रसीद देता है जिसमें रसीद की तारीख,पार्टी की डिटेल,अमाउंट और पेमेंट किस संदर्भ में प्राप्त हुआ है उसकी डिटेल होती है।
यह रसीद भुगतान किया गया है इसका सबूत है और इसके आधार पर अपने यहां पेमेंट का ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किया जाता है।
- Cheque - जब कोई उधार माल खरीदता है और वह उस माल का पेमेंट बैंक केCheque द्वारा करता है तो इस Cheque की डिटेल के आधार पर इस ट्रांज़ैक्शन को खरीददार और सप्लायर दोनों अपनी पुस्तकों में रिकॉर्ड करते हैं।
Cheque से जो भी लेनदेन होता है वह बैंक के माध्यम से होता है और बैंक स्टेटमेंट में उस Cheque का विवरण होता है।Cheque एक Source Document है,जो कि उधार माल खरीदने पर दिया जाता है। इस Source Document के आधार पर टैली में ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड किया जाता है।
- Credit Note (Sales Return) - जब कोई खरीदा हुआ माल पूरा या कुछ मात्रा में वापस करता है तो उस ट्रांज़ैक्शन को रिकॉर्ड करने के लिए क्रेडिट नोट बनता है। यह Credit Note माल वापस प्राप्त हुआ इसके सबूत के रूप में दिया जाता है। इस तरह कई बार माल से संबंधित कोई शिकायत है और यदि शिकायतों से सहमत होकर कुछ छूट प्रदान की जाती है तो इस प्रकार की छूट के लिए भी Credit Note बनाया जाता है।
Credit Note में पार्टी की डिटेल के साथ ही माल की डिटेल या छूट का कारण और अमाउंट लिखा जाता है।
Credit Note Source Document है यह माल वापसी का सबूत है। Credit Note Source Document के आधार पर सेल्स रिटर्न के ट्रांज़ैक्शन को रिकॉर्ड किया जाता है।
- Debit Note (Purchase Return) - जब कोई खरीदे हुए माल को पूरा यहां आंशिक रूप से वापस करता है तो इस वापसी के ट्रांज़ैक्शन को रिकॉर्ड करने के लिए Debit Note बनता है। कई बार माल खराब होने की शिकायत की जाती है और उसकी भरपाई के लिए कोई अमाउंट निश्चित किया जाता है तो उसके लिए भी Debit Note बनता है।
Debit Note में पार्टी की डिटेल के साथ माल की डिटेल या छूट का कारण और अमाउंट भी लिखा होता है।
Debit Note एक Source Document है इसके आधार पर परचेज रिटर्न के ट्रांज़ैक्शन को रिकॉर्ड किया जाता है।
- Voucher - Voucher व्यवसाय के स्वामी या जो भी जवाबदार व्यक्ति है उसके द्वारा बनाया जाता है और उस पर उनके साइन करवाए जाते हैं इससे यह कंफर्म होता है कि साइन करने वाले को वाउचर के पूरे विवरण की जानकारी है।
Voucher में जैसे भुगतान किया गया है उसकी डिटेल, किस कारण से भुगतान किया है उसकी डिटेल और अमाउंट की डिटेल होती है।
अकाउंट की किताबों में व्यवसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के उद्देश्य से तैयार किए गए दस्तावेजों को Voucher के रूप में माना जाता है।
ऊपर बताए गए कुछ मुख्य Source Documents है इसके अलावा भी कुछ Source Documents होते हैं जो कि एक बिजनेस में काम आ सकते हैं। अन्य Source Documents इस प्रकार हैं -
Quotes, Orders, Goods Received Note, Material Received Note, Goods Dispatch Note, Sales Order, Delivery Dockets etc.
Types of Source Documents in Accounting पोस्ट में हमने सीखा कि Source Documents क्या हैं और टेली प्राइम में इनका क्या उपयोग है। Source Documents व्यावसायिक लेनदेन से निपटने और आय विवरण और बैलेंस शीट जैसे वित्तीय विवरणों की तैयारी में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। Source Documents किसी लेनदेन के निर्णायक सबूत होते हैं। Audit & Bank Reconciliation के लिए Source Documents जरूरी है।
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